06 Sep
Civid-19 ha causado grandes cambios en el comercio. Las visitas improvisadas a los locales se han reducido enormemente mientras que las visitas con cita previa han incrementado.
Atender y gestionar todas estas reservas supone una gran carga extra de trabajo que podría desbordar la capacidad de algunos negocios.
Digitalizar el proceso de reservas es la mejor opción para que la mayoría de los negocios puedan hacer frente a esta nueva necesidad.
CITAGOB ofrece un sistema de reservas automatizado que alivia el estrés que supone tener que gestionar reservas por teléfono o en papel, esto le ayudara a tener más tiempo para enfocarse en lo realmente importante: ofrecer el mejor servicio posible al ciudadano.
Descubra cómo la solución de reservas en línea CITAGOB, le ayudará a reducir errores de reservas, automatizar la comunicación con los ciudadanos y optimizar los procesos internos y administrativos de su empresa, lo cual trae beneficios no sólo en el presente, sino en el futuro.
Gestione reservaciones de Citas y evite errores
Ahora, muchos organizaciones se enfrentan a la necesidad de gestionar un gran número de servicios que requieren cita previa y que, además, pueden necesitar duraciones diferentes, preparaciones varias, procesos de limpieza o un especialista en particular.
Un sistema de reservas online permite que los ciudadanos reserven su propia cita y puedan elegir todos estos elementos mediante un sistema sencillo que minimiza errores.
- Reserva online – los ciudadanos pueden elegir la fecha y la hora que más les convenga, en lugar de hacerlo mediante una llamada telefónica en la que un empleado debe buscar un hueco en la agenda.
- Olvida los anticuados sistemas de reserva manuales – el volumen de reserva de citas sigue aumentando, así que ofrezca a los ciudadanos un sistema fiable y sencillo donde ellos puedan gestionar sus propias reservas.
- Evita errores – los ciudadanos recibirán un correo electrónico de confirmación inmediatamente después de hacer su reserva para confirmar que los datos son correctos. También les ofrecerá la oportunidad de cancelar o cambiar su cita fácilmente si lo necesitan.
- Sincroniza las reservas – en un sistema digital las reservas que lleva a cabo el personal interno de la origanización y las que se hacen los ciudadanos online están siempre sincronizadas. Cuando se está reservando una cita, ese hueco se bloquea inmediatamente hasta que se complete para evitar que se cite a dos personas a la misma hora.
- Encuentra y visualiza disponibilidad rápidamente. CITAGOB permite encontrar citas disponibles rápidamente teniendo en cuenta cualquier requisito: duración, hora de comienzo, miembro del personal, etc. Nuestra aplicación examina la disponibilidad y ofrece los resultados en cuestión de segundos.
- Evita que es hagan reservas simultáneas de personal, equipos o asignación de salas, asignando o creando dependencias entre recursos y los servicios correspondientes. De esta forma, cada vez que se reserve un servicio, los recursos necesarios para dicho servicio se añadirán automáticamente.
- Evita los retrasos, las colas de gente y las salas de espera llenas. Establece tiempos de búfer que se añadirán automáticamente a ciertos servicios. Esto incluirá un tiempo previo y posterior a la cita que se reservará automáticamente para procedimientos de limpieza o cualquier otra preparación necesaria.
Use procesos digitales para ofrecer un mejor servicio a los ciudadanos
El simple hecho de ofrecer a los ciudadanos la oportunidad de reservar citas online en cualquier momento y en cualquier lugar, les proporciona una mayor sensación de autonomía y seguridad.
CITAGOB también les permite cambiar o cancelar sus citas online cuando lo necesiten..
De esta forma, los ciudadanos tienen la libertad de gestionar tus servicios de la forma que más les convenga. Además, el sistema evita que haya errores en las reservas y la frustración que ello conlleva tanto para los ciudadanos como para el personal.
- Envía emails y mensajes SMS de confirmación inmediatamente después de la reserva. Así, si hay algún error, se corregirá rápidamente sin malgastar recursos.
- Mensajes con recordatorios son enviados a los ciudadanos antes de sus citas para evitar que no se presenten y así maximizar la eficacia de tus recursos y tus servicios.
- Obtén la opinión de tus ciudadanos con facilidad (opcional). CITAGOB enviará un correo electrónico para recibir los comentarios de tus ciudadanos justo después de su cita para que puedan expresar su opinión, algo muy valiosos para mejorar la atención paulatinamente.
Un sistema de reservas online ofrece tranquilidad a la hora de gestionar reservas de grupo
La COVID-19 ha hecho que muchos negocios se hayan visto obligados a tomar clases o realizar eventos online, lo que requiere reservas de grupo.
Las reservas en grupo suelen incluir una larga lista de participantes, límites de aforo, cancelaciones o personas que hacen reservas para varios asistentes, lo que las convierte en un reto mucho más difícil de gestionar manualmente que las reservas individuales.
El sistema digital de CITAGOB hace que la gestión de reservas de grupos se pueda hacer de la misma forma sencilla y eficaz que la gestión individual.
- Establece un número máximo de asistentes. De esta forma, no hará falta controlar el número de inscripciones ni atender solicitudes para eventos que ya están completos.
- Asigna el personal y los recursos necesarios a sus servicios correspondientes para que se reserven automáticamente con cada tipo de servicio.
- Acepta pagos online por adelantado si es necesario.
- Evita la duplicación de reservas con un calendario que sincroniza todas las plataformas y ubicaciones. En las reservas de grupos, las reservas que están en proceso de realizarse quedan bloqueadas hasta que se completen. Si se cancelan plazas, estas quedarán inmediatamente disponibles para que se puedan volver a reservar.
Optimice los procesos internos de su Organización Pública
Usar un sistema de reservas online no solo mejora la eficacia y reduce los errores en la atención al ciudadano, también puede ser una valiosa herramienta interna.
Gestionar los horarios y la disponibilidad del personal ya era algo complejo antes del COVID-19. Ahora que cada vez más empleados trabajan a distancia y que los horarios son más flexibles, tener un sistema central online siempre disponible puede transformar la comunicación y la colaboración entre los trabajadores.
- Cada empleado gestiona sus horas de trabajo, vacaciones, bajas y turnos en el calendario compartido, ofreciendo una visión clara, accesible y actualizada de su disponibilidad.
- Cualquier grupo personas o equipo puede crear un enlace de reservas. Esto se puede compartir interna o externamente para mostrar la disponibilidad dinámica de dicho grupo durante un periodo de tiempo. Haz clic en el siguiente enlace sobre la función de Enlaces de Reserva.
Si Usted creé que CITAGOB puede ser la solución al gran incremento de reservas online, ponte en contacto con nuestro equipo para obtener más información o reservar una demostración gratuita.
